Smart Working

Lo smart working è stato inserito in Italia nel 2017, alcune aziende hanno iniziato ad inserirlo progressivamente, lavorando su un aspetto ancora complicato nel nostro paese: la delega e la fiducia. Aziende che hanno potuto vedere come lo smart working abbia contribuito alla produttività, al clima aziendale e a migliorare i costi.

In questo periodo di emergenza lo smart working è applicabile da tutte le aziende (ove è possibile trasferire il lavoro dall’ufficio a casa e comunque seguendo le procedure idonee) anche senza una contrattazione di secondo livello che lo permetta. L’idea di lavorare da casa penso possa rendere felici la maggior parte delle persone coinvolte. Questo articolo è dedicato a chi di punto in bianco si trova ad avere a che fare con questa nuova realtà, ma anche ai tanti professionisti che lavorano nelle mure domestiche e anche a chi ancora è costretto ad andare in ufficio. Non analizzeremo i vantaggi (e gli svantaggi) dello smart working dal punto di vista aziendale, ma forniremo dei consigli per fare in modo che quello che potrebbe essere un miglioramento della propria attività lavorativa non diventi, in realtà, un incubo o una situazione complessa da gestire.

I rischi dello smart working sono diversi, il più grande è quello di non avere più confini tra vita lavorativa e vita personale, rischio che in realtà già stiamo vivendo da tempo, da quando gli smartphone sono diventati uno strumento comune di lavoro e le mail non hanno orario.

Costruite la postazione da lavoro

Primo punto, fondamentale, è costruire una postazione di lavoro. Non parlo solo del computer e un tavolo. Una postazione possibilmente in una stanza isolata dal resto della casa, rispettando tutte le buone norme (che valgono anche in ufficio):

• monitor altezza degli occhi
• Seduta corretta sulla sedia, possibilmente con un rialzo sotto i piedi per tenere schiena in scarico
• Stanza illuminata dalla luce del giorno, che sia possibile areare e con la luce che non crei riflessi scomodi.

Se non avete uno studio o uno spazio che potete ritagliarvi, ma dovete lavorare sul tavolo della cucina o del soggiorno, settate tutto e rimuovete tutto a fine lavoro, igienizzando il tavolo. Sicuramente è più comodo lasciare le cose per il giorno dopo, ma dovete imparare a fare ON/OFF a staccare la pulizia prima e dopo della postazione è un modo per mettere uno start e uno stop.

Il punto fondamentale è quindi, nei limiti e possibilità della vostra abitazione, destinare una zona e un tempo al lavoro.

L’attivazione al mattino

Al risveglio avete una doppia opzione. Non dovendovi spostare potete decidere di dormire di più e iniziare a lavorare subito dopo le operazione di bagno e colazione, oppure (che è ciò che vi consiglio) svegliarvi al solito orario, dedicare più tempo alla colazione se siete di quelli che solitamente invece la fanno velocemente, scegliendo una colazione più sana e magari inserire pochi minuti per il risveglio muscolare. per chi va in ufficio la fase di attivazione e risveglio è composta dallo spostamento verso il lavoro, l’auto, i mezzi, la radio, la telefonata all’amico. A casa non è così, il rischio di avere gli occhi incollati al pc dopo poco il risveglio è alto, dovete prendervi i vostri tempi per attivarvi.

Il dress code

Non posso negare che un vantaggio dello smart working è restare vestiti più comodi, ricordo di aver fatto una volta un colloquio di lavoro su Skype alle 6 del mattino (ero all’estero e c’era fuso orario) con giacca camicia cravatta e pantaloni del pigiama, per fortuna non mi hanno fatto alzare… detto ciò non restate in pigiama! Oltre a non essere igienico, anche qui creiamo un prima e dopo del lavoro e soprattutto non perdete l’abitudine di prendervi cura di voi stessi.

Se poi avete delle video conference credo sia il caso presentarsi in modo idoneo. Non è importante essere vestiti in modo “impeccabile”, un po’ di informalità in una situazione in cui in tanti sono costretti allo smart working (parlo soprattutto di questo periodo complicato dell’emergenza Corona Virus) crea empatia, però non create shock passando dal tailleur e dalla cravatta alla tuta in triacetato. Inoltre  in queste situazioni il problema non sono i primi giorni, ma nasce sulla lunga distanza, dove il rischio è lasciarsi andare nel tempo. Non imbruttitevi (già sono chiusi i parrucchieri e barbieri).

L’orario di lavoro e gli obiettivi della giornata

Lo smart working è una modalità che più che sull’orario di lavoro si fonda sugli obiettivi da raggiungere. Il problema è che spesso facciamo fatica a definire gli obiettivi confondendo priorità con urgenze (ed emergenze), pecchiamo in organizzazione del tempo. Alcuni si troveranno a fare uno smart working in cui dovranno replicare il lavoro dell’ufficio nelle mura domestiche e quindi avere orari definiti, altri si troveranno invece a dover organizzarsi diversamente. Importante è anche qui creare dei confini, definire un inizio e una fine per poi dopo staccare. Per farlo può essere utile definire obiettivi e attività della giornata.

Quando farlo?

In chiusura della giornata impostate gli obiettivi e le attività della giornata seguente, organizzando l’agenda giornaliera,a lasciando il 50% vuoto per gestire gli imprevisti e cambiamenti vari. Al mattino, all’inizio del lavoro riprendete l’organizzazione in mano che avete fatto e, se serve, dato che sarete più lucidi, applicate correzioni.

Anche qui importante è avere un ordine mentale. Se siete a capo di un team ricordate di rispettare i confini degli altri, organizzatevi in modo da non mandare mail fuori orario, se vi viene in mente un’idea non sparatela ad ogni ora, scrivete la mail se non potete farne a meno, ma poi salvatela nelle bozze ed inviatela all’orario corretto. Soffocare quell’istinto di comunicazione istantanea vi ripagherà in clima sul vostro team e/so sui vostri colleghi.

Le pause durante la giornata

Programmate le pause, pause di diversi tipi. Quelle canoniche e quelle salutari.

• Ogni ora programmate un momento per alzarvi dalla postazione per 5 minuti. Potrebbe essere utile bere una volta ogni ora, mettervi una nota sul telefono, alzarvi, se possibile mettere l’acqua in una stanza che vi separi con una scala da fare, ma comunque lontano, per camminare fino all’acqua. In ogni caso camminate 2 minuti ogni ora. Uno studio americano sostiene che fare 2 minuti di attività fisica ogni ora riduce il rischio di mortalità del 33%. Non so quanto sia vero, ma sono sicuro che faccia bene muoversi e che meglio poco frequentemente che tanto saltuariamente.
• Telefonate: se dovete fare telefonate di lavoro e non vi serve il computer, alzatevi in piedi, camminate, prendere aria alla finestra. Se siete sportivi,  potete approfittare per fare esercizi di propriocettività come stare in equilibrio su una gamba sola.
• Pranzo: dedicate il tempo giusto al pranzo e approfittate del fatto che siete a casa per mangiare bene. No panini davanti al computer, dedicate il tempo giusto
• Merenda: fate la merenda, ma anche qui ogni giorno decidete prima cosa fare. Il rischio è andare troppe volte a cercare cibi nella dispensa e nel frigorifero. Va bene alzarsi, ma occhio a non mangiare troppo. Potrebbe essere utile scegliere prima come sarà la vostra merenda.
• Pennichella: questo potrebbe essere davvero un plus dello smart working. Per chi può e chi se la sente un sonno di qualche decine di minuti, lo dimostrano diverse ricerche, può davvero ricaricare le batterie, migliorare l’umore e ridurre lo stress.

Le riunioni in remoto

Imparare a fare le riunioni. In realtà dovremo migliorare nel farle anche tutti nella stessa stanza, ma farle a distanza potrebbe essere un’opportunità per imparare ad essere asciutti e mirati. Un buon modo è condividere preventivamente gli obiettivi del meeting, e che ci sia un “moderatore” che gestisca gli interventi oltre che si preoccupi di tenere la barra dritta verso gli obiettivi condivisi.

Casa stretta troppa gente

Sento già le voci tra di voi di chi dice “provaci tu a fare tutte queste cose con i bambini a casa da scuola” e magari con entrambi i genitori in smart working. Non è facile, ne sono consapevole. Non sono un pedagogo, ma posso suggerire di condividere le regole con i bambini, anche in forma di gioco, ritagliando ovviamente degli spazi da dedicare loro. Se siete in due sarà più facile gestirlo, se siete soli definite comunque, il più possibile, spazi, tempi, regole e confini.

Attività fisica

Qui e là vi ho dato input su come sia importante alzarvi, fare esercizi, avere una corretta postura. Siete a casa, approfittate per non impigrirvi ed inserire (o continuare a fare) attività fisica. In casa si possono fare tantissime cose anche senza strumenti.

Se siete runner e se state leggendo questo articolo forse lo siete, inserite quotidianamente esercizi per rinforzare il core e migliorare la postura. Dedicate una pausa ad esercizi come i plank, ponte ecc…

Approfittiamo per rendere quella che per molti oggi è una situazione di emergenza e non facile, ma che poi potrebbe diventare la regola per molti (da questa esperienza credo che molte aziende istituzionalizzeranno lo smart working, almeno per alcuni giorni al mese) in una grande opportunità per migliorare sia la qualità del nostro lavoro che della nostra vita.

Ricapitolando: create un ambiente idoneo, definite confini fisici e temporali, organizzate il tempo al meglio evitando che la vita professionali ingoi quella personale, migliorate la vostra perfomance lavorativa definendo obiettivi e tenendo un’alta concentrazione, non rinunciate alla vostra salute inserendo pause, esercizi e movimento.

Simone

Runner 451 Formazione

#consapevoliefelici